Részletes információk
A könyvállomány szabad polcos elrendezésben került elhelyezésre. A hallgatók által gyakran használt jegyzetek és tankönyvek elkülönítve vannak elhelyezve tematikus elrendezésben. A tematikus rendezésen belül nagyjából betűrendes rendszer került kialakításra.
Az állomány nagyobbik része betűrendben helyezkedik el a könyvtár első termében. A galérián kezdődik a betűrendes elhelyezés, egészen az O betűig, majd lent folytatódik a P betűtől az ABC végéig. A polcokon való keresést a kiragasztott kezdőbetűk teszik könnyebbé.
A konferenciakötetek külön polcrendszeren találhatók, ahogyan a jelentősebb sorozat-kiadások is.
A könyvtár folyóirat-olvasójában található az állomány jelentős részét kitevő folyóirat-gyűjtemény. Ez is szabadpolcos elrendezésű, a polcokon belül a kiadási helyre vonatkozó földrajzi leosztás könnyíti a keresést. A folyóirat-terem is galériás, az elrendezésre vonatkozóan megállapítható, hogy a gyakrabban keresett folyóiratok adott évi legfrissebb számai találhatók lent, a ritkábban keresett, régebbi folyóiratok pedig fent a galérián.
A folyosókon található szekrények is mind a könyvtár tulajdonát képezik. Ezekben kerültek elhelyezésre a Bolyai Intézetben végzett hallgatók szakdolgozatai, a nagyon ritkán használt, többségében orosz nyelvű, régi könyvek, valamint a folyóirat-állomány egy jelentős része is.
Továbbá vannak könyvek és folyóiratok szerte az épületben az oktatói szobákban is, ezek mind az adott szoba/tanszék érdeklődési területének megfelelően lettek szétosztva.
A könyvtári állomány védelme
A könyvtár állományvédelméről a fenntartó szervezet a könyvtárosokon keresztül gondoskodik.
A könyvtár köteles minden beérkező és a gyűjtőkörébe illő dokumentumot nyilvántartásba venni. A nyilvántartásba vétel a dokumentum megérkezésekor rögtön megkezdődik. A beérkezett dokumentumokat ellátjuk leltári számmal és a könyvtár bélyegzőjével. A számlán is feltüntetjük a dokumentum leltári számát, majd vonalkóddal látjuk el a dokumentumot.
Az állomány legnagyobb részét csoportos leltárkönyvben tartjuk nyilván (VI/A jelű).
A tankönyvek, jegyzetek állományba vételére az efemernaplót használjuk.
A folyóiratokat csak abban az esetben leltározzuk, ha már beköttettük őket. A beköttetett folyóiratokat külön jelzetű (VI/B) leltárkönyvben tartjuk nyilván. A be nem köttetett folyóiratokat nem leltározzuk, azok nyilvántartása egyrészt egy kézzel vezetett kartotékrendszerben történik, másrészt számítógépes nyilvántartást is vezetünk – ez mindig naprakész, folyamatosan frissítjük a beérkezés gyakoriságától függően.
Az állományt tételesen ellenőrizzük 5 évente.
Az elveszett, megrongálódott könyveket igyekszünk pótolni; ha ez nem lehetséges, töröljük az állományból, a törlés a törlési naplóba kerül bevezetésre.
Az állomány feltárása
A könyvtár könyvállományát számítógépes katalógus segítségével tartjuk nyilván. A számítógépes leírást a Corvina integrált könyvtári rendszer program segítségével készítjük el Marc rekordok létrehozásával.
Könyvek leltárba vétele: a dokumentum beérkezése után bevezetjük a dokumentumot a csoportos leltárkönyvbe, leltári számát a számlán is feltüntetjük. Ezután a könyvtár pecsétje és a leltári számot tartalmazó pecsét kerül a könyvbe. Következő lépésként elkészítjük a dokumentum Marc formátumú leírását a számítógépes katalógusba, majd kölcsönzési kártyát gépelünk a dokumentumnak. Ezután vonalkódot nyomtatunk hozzá – ennek később lesz jelentősége, ha a kézi kölcsönzésről áttérünk a számítógépes kölcsönzésre. Nagy hangsúlyt fektetünk a magas szintű tartalmi feltárásra; minden dokumentumot tárgyszavakkal látunk el. Mivel az ETO nem elégséges ilyen mélységű tartalmi feltárásra a matematika szakterületén belül, ezért speciális klasszifikációt használunk: a Mathematical Reviews című referáló folyóirat segítségével végezzük a tartalmi feltárást.
A folyóiratok érkezését egy kézzel vezetett kartotékrendszerben követjük, ezen felül számítógépes adatbázisban is nyilván tartjuk őket. A köttetett folyóiratokat leltárkönyvben is nyilvántartásba vesszük.
A szakdolgozatok szintén számítógépes adatbázisban kerülnek nyilvántartásba, és törzsszámot kapnak a visszakereshetőség érdekében.